Toute entreprise commerciale ou de production qui propose des biens et ne peut les livrer en raison de retards de livraison, de quantités manquantes ou d’erreurs de commande risque de subir des pertes importantes. Que ce soit en termes financiers ou en termes de réputation. La gestion des achats est donc un facteur clé de succès.
Une organisation fiable des achats ne peut toutefois être obtenue que par une gestion optimisée des achats. Il faut donc trouver et mettre en œuvre des approches pour améliorer ce domaine dans l’entreprise, d’une part dans les processus, d’autre part dans les structures de l’entreprise.
Vous voulez savoir sur comment choisir un logiciel de gestion des achats ? Vous en saurez plus à ce sujet :
Gestion des fournisseurs
L’objectif doit ici être de garantir une réduction durable des coûts d’approvisionnement et de minimiser le risque fournisseur. Les quantités et les coûts de commande doivent toujours être analysés afin de pouvoir systématiser et sélectionner les structures de fournisseurs sur cette base. Avec l’aide des collaborateurs responsables des achats, il convient de définir des objectifs d’économie concrets pour une période donnée. Il est possible de partir de blocs de coûts ou du volume d’achat total afin de les optimiser.
Gestion des groupes de marchandises pour une stratégie parfaite
L’objectif d’un logiciel de gestion des achats est d’assurer l’approvisionnement aux meilleures conditions possibles. Pour chaque groupe de marchandises, une stratégie appropriée doit être élaborée et mise en œuvre sur la base d’une structure de groupe de marchandises. Par exemple, un groupe de marchandises pourrait être conçu de telle sorte qu’il possède des biens à très forte demande et donc (en cas de disponibilité correspondante) une rotation et un volume de commande élevés.
Organisation des achats – centralisée ou décentralisée ?
Si vous souhaitez mettre en place un service d’achat agile et efficace au sein de votre entreprise, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur un logiciel de gestion des achats. Cela devient particulièrement important lorsque plusieurs sociétés ou une entreprise avec plusieurs sites souhaitent un achat commun et parfaitement optimisé. Les défis organisationnels liés à la création d’unités d’achat, qu’il s’agisse d’une centralisation ou d’une décentralisation souhaitée, sont l’un des sujets les plus complexes dans le domaine de la gestion des achats. C’est pourquoi il est recommandé, dans le cadre d’un tel projet, de faire appel à des ressources externes, comme par exemple un logiciel d’optimisation des achats, afin d’obtenir simultanément une grande disponibilité de livraison.
Processus d’achat – Exploiter systématiquement les potentiels
Des processus d’achat efficaces et transparents offrent des potentiels insoupçonnés. Pour cette raison, les processus opérationnels et stratégiques déjà en place dans le domaine des achats devraient être réévalués et il faudra peut-être changer de logiciel de gestion des achats.
En effet, à l’heure de la mondialisation, il est indispensable de ne pas se laisser distancer par la concurrence et d’afficher des performances au moins équivalentes, voire supérieures, dans le domaine des achats. Cette approche itérative permet d’identifier les points faibles du processus en cours et peut être le point de départ d’autres améliorations.
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Logiciel de gestion des achats – ERP procure to pay ou purchase to pay
De nombreuses entreprises sont aujourd’hui confrontées à de grands défis lorsqu’il s’agit de représenter au mieux leurs activités opérationnelles d’achat en intégrant un système ERP, un logiciel de contrôle des stocks ou un autre logiciel de gestion des achats. La combinaison de plusieurs de ces solutions est souvent la solution la plus appropriée. Dans ce contexte, la direction se pose généralement des questions classiques sur la nécessité de disposer de plusieurs systèmes en même temps. Mais il faut toujours évaluer l’ensemble du système pour voir s’il est adapté et, en cas de déficits dans certains domaines, comme la gestion des achats, réfléchir à des modules supplémentaires.
Contrôle des achats – créer la transparence !
De nombreuses entreprises manquent de transparence dans les processus d’achat et donc dans les dépenses financières qui y sont liées. Or, seule une organisation transparente des achats ou de la gestion des achats permet de définir des objectifs d’entreprise et de vérifier leur réalisation. En cas d’écarts par rapport aux objectifs fixés, la direction de l’entreprise peut s’en servir comme base de décision afin d’exploiter les potentiels d’optimisation.
La transparence créée peut également servir de système d’alerte grâce au suivi des indicateurs appropriés sur un logiciel de gestion des achats, car les écarts les plus importants peuvent ainsi déclencher immédiatement un avertissement automatique auprès des décideurs.
Gestion des achats 2.0 – un aperçu de l’avenir des logiciels
Les représentants du secteur des PME s’accordent à dire qu’à l’avenir, les achats revêtiront une importance bien plus grande que par le passé pour les entreprises. On peut s’attendre à ce que la gestion des achats soit davantage intégrée dans les décisions stratégiques des entreprises dans les années à venir et qu’elle ne soit plus considérée comme un simple instrument opérationnel.
Par conséquent, les exigences sur les logiciels de gestion des achats vont également changer du tout au tout.
En fin de compte, il est essentiel de trouver et de mettre en œuvre le bon mélange des aspects mentionnés ci-dessus. Les possibilités sont nombreuses, notamment en ce qui concerne la modification des processus : Ainsi, l’introduction de prévisions de la demande dans le service des achats permet d’augmenter considérablement la précision de la planification, surtout si l’on gère plusieurs sites de stockage. Sur cette base, il est possible de réaliser un réapprovisionnement automatique des stocks. Cela permet de déterminer et d’appliquer en permanence la valeur idéale pour chaque article à acheter, en fonction du moment, du lieu et de la quantité.
Comme vous pouvez vous en douter, les changements de processus, comme ceux que nous venons de mentionner, sont des calculs très complexes et sont soumis à des algorithmes exigeants. Les systèmes ERP classiques se heurtent souvent à leurs limites ou ne proposent pas ces fonctionnalités. Il est alors possible de procéder à une extension du système ERP existant par le biais d’un logiciel de gestion des achats.
