Un cauchemar que, nous l’espérons, tout le monde n’a pas encore vécu : La table ronde de l’équipe, composée de 14 directeurs et représentants du management intermédiaire, est réunie au complet. Il a fallu trois semaines pour fixer ce rendez-vous prévu pour durer deux heures. Pour le conférencier, beaucoup de choses dépendent de son succès. Et il est clair qu’il faudrait des semaines pour réunir à nouveau cette assemblée devant les écrans dans cette composition – si tant est qu’elle le soit. Il faut donc que ça marche !
« Éviter le : Je ne comprends pas un mot »
Le conférencier se présente brièvement et commence à expliquer ce qu’il prévoit pour les deux prochaines heures. La première intervention de l’assemblée intervient après environ une minute et demie : « Alors je ne comprends pas un mot ». Réaction rapide de plusieurs participants : « Moi non plus ».
Brève pause. Il y en a deux qui ont pourtant tout compris. Double redémarrage, à chaque fois le même résultat. Des moments où il peut arriver que les ordinateurs portables connaissent une fin violente.
Après une demi-heure de commutation audio sur smartphone en petit comité, le problème est résolu. La présentation en ligne qui suit s’avère un peu moins souveraine que prévu.
Règle 1 : maîtriser la technique
Vous devez faire en sorte que tout le monde puisse se connecter à votre réunion à distance avec son matériel. Vous devez vérifier en amont qu’il sera simple pour tout le monde de faire fonctionner son micro ou de projeter son écran.
Règle 2 : jouer le jeu
Il ne suffit pas d’être au top sur le plan professionnel, il faut aussi penser à toujours emmener les personnes à l’autre bout du fil avec soi. Cela peut commencer dès l’attente.
Les participants qui sont déjà dans la « salle » quelques minutes avant peuvent être occupés par exemple par des comptes à rebours, des petits jeux ou en formulant déjà leurs questions.
Lors des cours en présentiel à l’école (les plus âgés s’en souviendront encore), les pédagogues mal intentionnés avaient pour habitude de réveiller les élèves endormis en leur posant une question technique. C’est pourquoi :
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Règle 3 : Interagir
Dès le début et / ou de temps en temps : Encourager le groupe à poser des questions.
Plus la table ronde est grande, plus il peut être difficile d’assurer la modération de tous les canaux. Ceux qui sont sur la piste audio/vidéo peuvent faire appel à une personne de confiance qui se chargera en même temps du chat écrit.
Mais tout cela ne sert à rien si les contenus sont certes riches, mais mal mis en œuvre sur le plan médiatique. Peu importe que tu animes un webinaire, que tu doives supporter une réunion de zoom ou d’équipe ou que tu gères une agence d’e-learning :
Règle 4 : puiser dans les ressources disponibles
Des changements alternés et peut-être surprenants de format de média augmentent inévitablement l’attention et permet que vos auditeurs soient attentifs. Bien entendu, la règle suivante s’applique : Il ne faut pas exagérer.
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Règle 5 : Protéger sa vie privée
Tout le monde a probablement des « choses » sur son ordinateur qu’il ne souhaite pas partager avec tout le monde. C’est pourquoi : Désactiver la liste des signets du navigateur, effacer au préalable l’historique du navigateur, fermer toutes les fenêtres de Messenger, le programme de messagerie et toutes les applications inutiles.
Celui qui ne respecte pas ces règles court le risque d’être soudainement vu sous un tout autre jour.
